Fixpunkt e.V.: Leitungsassistenz

Wir suchen für die Kontaktstellen Druckausgleich und SKA je eine Leitungsassistenz (m/w/d) ab sofort und befristet für 2 Jahre. Die Arbeitszeit beträgt 19,7 Std./Woche (50% RAZ) in der Regel von Mo – Fr, 8 – 12 Uhr, bei Bedarf in Absprache variabel

Die Assistenz ist der Teamleitung bzw. der Koordination direkt zugeordnet und führt das Sekretariat selbständig.

Ihre Aufgaben umfassen:

Termin-Koordination von Besprechungen und Sitzungen der Leitung bzw. des Teams (Teamsitzungen, Supervision, Gremien u. a.), Vor- und Nachbereitung der Sitzungen einschließlich Empfang und Bewirtung von Fachbesucher*innen
Vorbereitung und Aktualisierung des Team-Dienst-/Einsatzplans entsprechend den Vorgaben der Leitung und in Abstimmung mit dem Team
Entgegennahme und Verteilung der Post und Lieferungen, Post-Versand
Bestellung von Materialien (Büro, Hauswirtschaft, medizinischer Bedarf, Hygienebedarf) einschließlich Preisvergleichen, Einholung von Angeboten und Vorbereitung von Vergabevermerken für die Leitung
Verräumen der bestellten Materialien und Lagerbewirtschaftung gemeinsam mit der Hauswirtschaft
Führen und Vorbereitung von Auswertungen der Lager-Entnahmen/Statistik
Barkassenführung (Einnahmen, Auszahlungen, Kassenbuch, Abrechnung mit der Buchhaltung)
Schlüssel-Verwaltung
Protokollführung bei Teamsitzungen und internen Arbeitsgruppen
Bearbeiten von Personalangelegenheiten

Entgegennahme und Weitergabe von Krankmeldungen an Leitung und Personalverwaltung,
Formale Vorprüfung von Arbeitszeitnachweisen, Urlaubsanträgen
Vorprüfung von anderen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität, Abforderung von benötigten Nachweisen)

Gelegentlich: Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
Übernahme von Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung nach Absprache

Wir erwarten von Ihnen:

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Ausbildung
gründliche und vielseitige Kenntnisse und Erfahrungen im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich
sehr gute EDV Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Thunderbird u.a.)
sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, sicheres Sprachgefühl
sorgfältiges und konzentriertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zur effektiven, Strukturierung der eigenen Arbeitsabläufe
Bereitschaft, in einem dynamischen Team die Arbeit im Büroraum einer niedrigschwelligen Kontaktstelle, teilweise während der Öffnungszeit, zu verrichten
freundliches, kollegiales Auftreten, Teamfähigkeit
Interesse an einem längerfristigen Engagement
Nähe zu Werten und Grundsätzen der Fixpunkt gGmbH

Wir bieten Ihnen:

eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten interdisziplinären Team (Sozialarbeit, Pflege, Sprachmittlung/Community-Work)
ein Gehalt, das den Anforderungen und der individuellen arbeitsplatzspezifischen Erfahrung entspricht
perspektivisch Möglichkeit zur Erhöhung der Wochenarbeitszeit

Bitte beachten Sie unsere Datenhinweise.

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	Wir suchen für die Kontaktstellen Druckausgleich und SKA je eine Leitungsassistenz (m/w/d) ab sofort und befristet für 2 Jahre. Die Arbeitszeit beträgt 19,7 Std./Woche (50% RAZ) in der Regel von Mo – Fr, 8 – 12 Uhr, bei Bedarf in Absprache variabel Die Assistenz ist der Teamleitung bzw. der Koordination direkt zugeordnet und führt das Sekretariat selbständig. Ihre Aufgaben umfassen: Termin-Koordination von Besprechungen und Sitzungen der Leitung bzw. des Teams (Teamsitzungen, Supervision, Gremien u. a.), Vor- und Nachbereitung der Sitzungen einschließlich Empfang und Bewirtung von Fachbesucherinnen Vorbereitung und Aktualisierung des Team-Dienst-/Einsatzplans entsprechend den Vorgaben der Leitung und in Abstimmung mit dem Team Entgegennahme und Verteilung der Post und Lieferungen, Post-Versand Bestellung von Materialien (Büro, Hauswirtschaft, medizinischer Bedarf, Hygienebedarf) einschließlich Preisvergleichen, Einholung von Angeboten und Vorbereitung von Vergabevermerken für die Leitung Verräumen der bestellten Materialien und Lagerbewirtschaftung gemeinsam mit der Hauswirtschaft Führen und Vorbereitung von Auswertungen der Lager-Entnahmen/Statistik Barkassenführung (Einnahmen, Auszahlungen, Kassenbuch, Abrechnung mit der Buchhaltung) Schlüssel-Verwaltung Protokollführung bei Teamsitzungen und internen Arbeitsgruppen Bearbeiten von Personalangelegenheiten Entgegennahme und Weitergabe von Krankmeldungen an Leitung und Personalverwaltung, Formale Vorprüfung von Arbeitszeitnachweisen, Urlaubsanträgen Vorprüfung von anderen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität, Abforderung von benötigten Nachweisen) Gelegentlich: Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung Übernahme von Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung nach Absprache Wir erwarten von Ihnen:* eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Ausbildung gründliche und vielseitige Kenntnisse und Erfahrungen im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich sehr gute EDV Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Thunderbird u.a.) sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, sicheres Sprachgefühl sorgfältiges und konzentriertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zur effektiven, Strukturierung der eigenen Arbeitsabläufe Bereitschaft, in einem dynamischen Team die Arbeit im Büroraum einer niedrigschwelligen Kontaktstelle, teilweise während der Öffnungszeit, zu verrichten freundliches, kollegiales Auftreten, Teamfähigkeit Interesse an einem längerfristigen Engagement Nähe zu Werten und Grundsätzen der Fixpunkt gGmbH Wir bieten Ihnen: eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten interdisziplinären Team (Sozialarbeit, Pflege, Sprachmittlung/Community-Work) ein Gehalt, das den Anforderungen und der individuellen arbeitsplatzspezifischen Erfahrung entspricht perspektivisch Möglichkeit zur Erhöhung der Wochenarbeitszeit Bitte beachten Sie unsere Datenhinweise.