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Wir suchen für die Kontaktstellen Druckausgleich und SKA je eine Leitungsassistenz (m/w/d) ab sofort und befristet für 2 Jahre. Die Arbeitszeit beträgt 19,7 Std./Woche (50% RAZ) in der Regel von Mo – Fr, 8 – 12 Uhr, bei Bedarf in Absprache variabel

Die Assistenz ist der Teamleitung bzw. der Koordination direkt zugeordnet und führt das Sekretariat selbständig.

Ihre Aufgaben umfassen:

  • Termin-Koordination von Besprechungen und Sitzungen der Leitung bzw. des Teams (Teamsitzungen, Supervision, Gremien u. a.), Vor- und Nachbereitung der Sitzungen einschließlich Empfang und Bewirtung von Fachbesucher*innen
  • Vorbereitung und Aktualisierung des Team-Dienst-/Einsatzplans entsprechend den Vorgaben der Leitung und in Abstimmung mit dem Team
  • Entgegennahme und Verteilung der Post und Lieferungen, Post-Versand
  • Bestellung von Materialien (Büro, Hauswirtschaft, medizinischer Bedarf, Hygienebedarf) einschließlich Preisvergleichen, Einholung von Angeboten und Vorbereitung von Vergabevermerken für die Leitung
  • Verräumen der bestellten Materialien und Lagerbewirtschaftung gemeinsam mit der Hauswirtschaft
  • Führen und Vorbereitung von Auswertungen der Lager-Entnahmen/Statistik
  • Barkassenführung (Einnahmen, Auszahlungen, Kassenbuch, Abrechnung mit der Buchhaltung)
  • Schlüssel-Verwaltung
  • Protokollführung bei Teamsitzungen und internen Arbeitsgruppen
  • Bearbeiten von Personalangelegenheiten
    • Entgegennahme und Weitergabe von Krankmeldungen an Leitung und Personalverwaltung,
    • Formale Vorprüfung von Arbeitszeitnachweisen, Urlaubsanträgen
    • Vorprüfung von anderen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität, Abforderung von benötigten Nachweisen)
  • Gelegentlich: Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
  • Übernahme von Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung nach Absprache

Wir erwarten von Ihnen:

  • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Ausbildung
  • gründliche und vielseitige Kenntnisse und Erfahrungen im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich
  • sehr gute EDV Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Thunderbird u.a.)
  • sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, sicheres Sprachgefühl
  • sorgfältiges und konzentriertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zur effektiven, Strukturierung der eigenen Arbeitsabläufe
  • Bereitschaft, in einem dynamischen Team die Arbeit im Büroraum einer niedrigschwelligen Kontaktstelle, teilweise während der Öffnungszeit, zu verrichten
  • freundliches, kollegiales Auftreten, Teamfähigkeit
  • Interesse an einem längerfristigen Engagement
  • Nähe zu Werten und Grundsätzen der Fixpunkt gGmbH

Wir bieten Ihnen:

  • eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten interdisziplinären Team (Sozialarbeit, Pflege, Sprachmittlung/Community-Work)
  • ein Gehalt, das den Anforderungen und der individuellen arbeitsplatzspezifischen Erfahrung entspricht
  • perspektivisch Möglichkeit zur Erhöhung der Wochenarbeitszeit

Bitte beachten Sie unsere Datenhinweise.