Wir suchen für die Kontaktstellen Druckausgleich und SKA je eine Leitungsassistenz (m/w/d) ab sofort und befristet für 2 Jahre. Die Arbeitszeit beträgt 19,7 Std./Woche (50% RAZ) in der Regel von Mo – Fr, 8 – 12 Uhr, bei Bedarf in Absprache variabel
Die Assistenz ist der Teamleitung bzw. der Koordination direkt zugeordnet und führt das Sekretariat selbständig.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Termin-Koordination von Besprechungen und Sitzungen der Leitung bzw. des Teams (Teamsitzungen, Supervision, Gremien u. a.), Vor- und Nachbereitung der Sitzungen einschließlich Empfang und Bewirtung von Fachbesucher*innen
- Vorbereitung und Aktualisierung des Team-Dienst-/Einsatzplans entsprechend den Vorgaben der Leitung und in Abstimmung mit dem Team
- Entgegennahme und Verteilung der Post und Lieferungen, Post-Versand
- Bestellung von Materialien (Büro, Hauswirtschaft, medizinischer Bedarf, Hygienebedarf) einschließlich Preisvergleichen, Einholung von Angeboten und Vorbereitung von Vergabevermerken für die Leitung
- Verräumen der bestellten Materialien und Lagerbewirtschaftung gemeinsam mit der Hauswirtschaft
- Führen und Vorbereitung von Auswertungen der Lager-Entnahmen/Statistik
- Barkassenführung (Einnahmen, Auszahlungen, Kassenbuch, Abrechnung mit der Buchhaltung)
- Schlüssel-Verwaltung
- Protokollführung bei Teamsitzungen und internen Arbeitsgruppen
- Bearbeiten von Personalangelegenheiten
- Entgegennahme und Weitergabe von Krankmeldungen an Leitung und Personalverwaltung,
- Formale Vorprüfung von Arbeitszeitnachweisen, Urlaubsanträgen
- Vorprüfung von anderen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität, Abforderung von benötigten Nachweisen)
- Gelegentlich: Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
- Übernahme von Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung nach Absprache
Wir erwarten von Ihnen:
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Ausbildung
- gründliche und vielseitige Kenntnisse und Erfahrungen im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich
- sehr gute EDV Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Thunderbird u.a.)
- sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, sicheres Sprachgefühl
- sorgfältiges und konzentriertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zur effektiven, Strukturierung der eigenen Arbeitsabläufe
- Bereitschaft, in einem dynamischen Team die Arbeit im Büroraum einer niedrigschwelligen Kontaktstelle, teilweise während der Öffnungszeit, zu verrichten
- freundliches, kollegiales Auftreten, Teamfähigkeit
- Interesse an einem längerfristigen Engagement
- Nähe zu Werten und Grundsätzen der Fixpunkt gGmbH
Wir bieten Ihnen:
- eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten interdisziplinären Team (Sozialarbeit, Pflege, Sprachmittlung/Community-Work)
- ein Gehalt, das den Anforderungen und der individuellen arbeitsplatzspezifischen Erfahrung entspricht
- perspektivisch Möglichkeit zur Erhöhung der Wochenarbeitszeit
Bitte beachten Sie unsere Datenhinweise.